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Objectifs de la politique
Le respect de la vie privée et la protection des renseignements personnels sont essentiels pour nous. Par la présente politique, nous entendons les protéger conformément aux lois en vigueur, au premier rang desquelles la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modifiée par la Loi 25.
Harry Toulch Optométristes s'engage à ne recueillir, traiter et communiquer un renseignement permettant d'identifier une personne que lorsque celle-ci y a consenti, à moins que la loi ne le permette ou ne l'exige, auquel cas votre consentement n'est pas nécessaire.
Aux fins de la présente politique, on entend par « renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier, directement ou indirectement.
Cette politique porte sur le SITE INTERNET, et sur lui seul. Les renseignements recueillis en clinique, votre examen de la vue et votre dossier de santé oculaire sont régis par le secret professionnel, le Code des professions et les obligations des optométristes envers leur ordre. C'est un régime distinct, plus strict, et la présente politique ne s'y substitue pas.
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Entrée en vigueur
La présente politique s'applique à partir du 14 septembre 2026. Elle remplace celle du 14 mars 2024, qui accompagnait le site précédent.
Nous pouvons la modifier. La date de dernière mise à jour figure en tête de page, et toute réduction de vos droits vous sera signalée avant de prendre effet.
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Modalités de recueil du consentement
Nous nous engageons à obtenir votre consentement avant de recueillir vos renseignements personnels. Ce consentement peut être explicite ou implicite, et être donné par vous ou par votre représentant autorisé.
Sur ce site, il est implicite et il tient à un geste simple : vous remplissez un formulaire et vous l'envoyez. Fournir un nom et un numéro de téléphone pour être rappelé au sujet d'un rendez-vous vaut consentement à ce que ce nom et ce numéro servent à vous rappeler. Rien de plus n'en est déduit.
Si nous voulions utiliser vos renseignements à une nouvelle fin, nous décririons cette fin et demanderions à nouveau votre consentement. Vous pouvez le retirer à tout moment : voir la clause 8.
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Objectifs de la collecte
Nous ne recueillons des renseignements que pour les raisons suivantes, et pour aucune autre :
Pour vous répondre
Une demande écrite appelle une réponse. Il nous faut donc un nom et une façon de vous joindre.
Pour préparer un rendez-vous
Le motif de la visite, le moment souhaité et le fait qu'il s'agisse ou non d'une première visite nous servent à réserver le bon temps d'examen, avec le bon optométriste.
Pour vous rappeler
Une demande de rendez-vous se confirme au téléphone. C'est la raison pour laquelle le numéro y est obligatoire, alors qu'il reste facultatif sur le formulaire de contact.
Pour satisfaire à nos obligations légales
Lorsqu'une loi, un règlement ou un ordre professionnel nous impose de conserver ou de communiquer un renseignement.
Pour comprendre comment le site est utilisé
Savoir quelles pages sont consultées, par quel chemin on y arrive et où les visiteurs abandonnent. Ce sont des statistiques d'ensemble, qui servent à corriger ce qui fonctionne mal.
Nous ne recueillons rien pour alimenter un système automatisé qui prendrait une décision à votre sujet.
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Renseignements personnels recueillis
Le site n'a ni compte, ni mot de passe, ni panier, ni paiement en ligne. Nous ne demandons donc jamais de numéro de carte de crédit, de numéro d'assurance maladie ni de pièce d'identité par l'intermédiaire de ce site.
Les seuls renseignements recueillis sont ceux que vous inscrivez vous-même dans l'un des deux formulaires ou dans la fenêtre de clavardage :
Formulaire de contact
Prénom, nom, adresse courriel, sujet et message. Le numéro de téléphone y est facultatif.
Formulaire de rendez-vous
Prénom, nom, numéro de téléphone, adresse courriel, motif de la visite, moment souhaité, première visite ou non, caractère urgent ou non, et un message libre.
Clavardage
Les messages que vous écrivez dans la bulle de clavardage, en bas de chaque page, et le nom ou l'adresse courriel que vous choisissez d'y donner. Ils arrivent directement au personnel de la clinique.
Le champ de message et le clavardage sont libres : n'y écrivez que ce qui est nécessaire. Un formulaire Web ou une fenêtre de clavardage n'est pas le bon endroit pour un renseignement de santé détaillé, et nous ne vous en demandons aucun. Si votre situation est urgente, appelez plutôt.
Notre hébergeur conserve par ailleurs des journaux techniques (adresse IP, type de navigateur, page demandée, date et heure), comme le fait tout serveur Web. Ils servent à la sécurité et au diagnostic de pannes, pas à vous identifier ni à vous suivre.
Les outils de mesure d'audience recueillent enfin, automatiquement, des données de navigation : pages consultées, durée de consultation, site ou recherche d'où vous arrivez, type d'appareil, navigateur, langue, région approximative déduite de l'adresse IP, et les gestes faits sur la page (un lien suivi, un formulaire entamé). Nous ne leur demandons ni votre nom, ni votre courriel, et nous ne relions pas ces données aux demandes reçues par les formulaires. La clause 10 dit lesquels et comment les refuser.
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Finalités du traitement
Nous utilisons les renseignements recueillis uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été donnés :
Répondre
Traiter votre demande, par courriel, par téléphone ou par clavardage.
Fixer et confirmer
Convenir d'un rendez-vous, le confirmer, et vous prévenir s'il doit être déplacé.
Assurer un suivi
Reprendre contact au sujet de la même demande, tant qu'elle n'est pas réglée.
Sécuriser le site
Détecter les envois automatisés et les tentatives d'abus sur les formulaires.
Améliorer le site
Lire des statistiques d'ensemble pour repérer les pages qui manquent, celles qui se lisent mal et les étapes où les visiteurs renoncent.
Mesurer nos initiatives marketing
Avec votre accord, savoir si nos publications et nos campagnes amènent des visites et des demandes de rendez-vous, au moyen de ces mêmes statistiques d'ensemble.
Nous ne vous inscrivons à aucune infolettre sans que vous l'ayez demandé, et nous ne réutilisons pas les coordonnées d'une demande de rendez-vous pour vous envoyer des offres.
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Procédés de traitement utilisés
Nous accordons la plus grande importance à la sécurité de vos renseignements et les traitons selon les normes de l'industrie, uniquement aux fins décrites ici.
Le site est servi intégralement en HTTPS : ce que vous tapez dans un formulaire voyage chiffré entre votre appareil et le serveur. Les renseignements reçus sont ensuite transmis par courriel à la clinique et conservés dans HubSpot, l'outil de suivi des demandes de la clinique. L'accès à l'un comme à l'autre est limité au personnel qui traite les demandes.
Aucune transmission par Internet n'est absolument sûre, et nous ne prétendrons pas le contraire. Pour un renseignement de santé sensible ou pressant, le téléphone reste le canal à privilégier.
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Accès, correction et retrait
Vous avez, à l'égard des renseignements que nous détenons sur vous :
Le droit d'accès
Savoir quels renseignements nous détenons et en obtenir une copie.
Le droit de rectification
Faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
Le droit de retrait
Retirer votre consentement, et demander la suppression des renseignements que nous n'avons plus de motif de conserver.
Le droit de porter plainte
Saisir la Commission d'accès à l'information du Québec si notre réponse ne vous satisfait pas.
Pour exercer l'un de ces droits, écrivez au responsable désigné au bas de cette page. Nous répondons dans les trente jours prévus par la loi. Par mesure de sécurité, nous pouvons devoir vérifier votre identité avant de donner suite.
Il arrive que nous ne puissions pas accéder à une demande, par exemple lorsque le renseignement en concerne aussi quelqu'un d'autre ou lorsqu'une obligation légale nous impose de le conserver. Dans ce cas, nous vous en donnons la raison par écrit.
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Partage avec des tiers
Harry Toulch Optométristes ne vend, ne loue et n'échange vos renseignements personnels à personne. Nous ne les communiquons pas à des annonceurs ni à des courtiers de données.
Ils ne sortent de l'entreprise que dans les cas suivants :
Avec votre consentement
Lorsque vous nous le demandez ou l'autorisez.
Nos fournisseurs techniques
L'hébergeur du site ; Brevo, qui achemine par courriel à la clinique les demandes envoyées par les formulaires ; HubSpot, qui les reçoit et les conserve ; et le système téléphonique de la clinique (3CX, géré par Connextek), qui reçoit les conversations de clavardage et les garde dans un centre de données à Montréal. Ils n'ont accès qu'à ce qui leur est nécessaire, agissent selon nos instructions, et n'ont pas le droit d'utiliser ces renseignements pour leur propre compte.
Nos outils de statistiques et de marketing
Google et PostHog reçoivent les données de navigation décrites à la clause 10. Ils ne reçoivent aucun des renseignements que vous inscrivez dans un formulaire.
Pour des raisons juridiques
Lorsqu'une loi, un règlement, une ordonnance d'un tribunal ou une demande légitime d'une autorité nous y oblige.
Certains de ces fournisseurs exploitent des serveurs à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Vos renseignements peuvent donc y être traités et être soumis aux lois de ces territoires. Nous n'avons recours qu'à des fournisseurs reconnus, dotés de leurs propres engagements de protection. Les conversations de clavardage, elles, restent au Québec : le système 3CX et tout ce qu'il contient sont hébergés à Montréal.
Optik Avenue Optométristes est une entreprise distincte, avec sa propre direction et ses propres dossiers. Nous ne lui communiquons rien de ce que vous nous confiez.
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Témoins et technologies similaires
Un témoin est un petit fichier qu'un site dépose dans votre navigateur pour vous reconnaître d'une page à l'autre, ou d'une visite à l'autre. Ce site en emploie, et voici lesquels.
Les statistiques et le marketing
Google Analytics, chargé par l'intermédiaire de Google Tag Manager. Il compte les visites, les pages consultées et les gestes faits sur la page, pour que nous sachions ce qui fonctionne et ce qui manque, et si nos initiatives marketing amènent des visites. Google Ads, chargé de la même façon, nous dit si une visite venue de l'une de nos annonces Google aboutit à une demande ou à un appel. Il sert aussi à présenter nos annonces Google, ailleurs sur le web, aux personnes qui ont visité le site. PostHog, chargé directement par le site, compte lui aussi les visites et les pages consultées, et enregistre le parcours des visites (défilement, clics, pages vues) pour que nous voyions où le site accroche. Ces enregistrements ne contiennent rien de ce que vous tapez : les champs et le texte des formulaires y sont masqués. PostHog conserve ces données aux États-Unis. Ces outils déposent leurs propres témoins et reçoivent votre adresse IP.
La carte
La carte de la page d'accueil et celle de la page de contact viennent de Google Maps. Dès qu'une de ces cartes s'affiche, votre navigateur communique directement avec Google, qui voit votre adresse IP et peut déposer ses propres témoins selon vos réglages.
Le clavardage
La bulle de clavardage est chargée depuis les serveurs de 3CX sur chaque page. Votre navigateur communique donc avec 3CX, qui voit votre adresse IP. Elle ne dépose pas de témoin, mais garde dans votre navigateur ce qu'il faut pour suivre une conversation d'une page à l'autre. Elle ne sert ni à la mesure d'audience ni au marketing.
Aucun reCAPTCHA
Le filtre anti-robot des deux formulaires est un champ caché, qui ne charge aucun script.
Ces outils appartiennent à des tiers, et ce qu'ils font des données qu'ils reçoivent relève de LEUR politique de confidentialité, pas de la nôtre. Nous ne leur transmettons rien de ce que vous inscrivez dans un formulaire.
Les témoins de statistiques et de marketing ne sont activés qu'avec votre accord. À votre première visite, un bandeau vous demande de les accepter ou de les refuser ; tant que vous n'avez pas choisi, ils restent éteints. Votre choix est conservé 12 mois dans votre navigateur, et vous pouvez le changer à tout moment avec le lien « Gérer les témoins », au bas de chaque page. Vous pouvez aussi refuser les témoins en réglant votre navigateur. Le site reste entièrement utilisable dans tous les cas : seule la carte peut ne plus s'afficher. Les navigateurs récents offrent aussi un mode de navigation privée, qui efface les témoins à la fermeture.
Ce site comporte enfin des liens vers des pages extérieures, dont Facebook et Instagram. La présente politique cesse de s'appliquer dès que vous quittez notre site, et nous ne répondons pas de ce que ces tiers font de vos renseignements.
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Conservation des renseignements
Nous conservons les renseignements reçus par les formulaires et par le clavardage le temps nécessaire pour traiter votre demande et en assurer le suivi, puis le temps qu'une obligation légale ou professionnelle nous impose, le cas échéant.
Une conversation de clavardage ne peut être lue que par le personnel de la clinique qui la reçoit. Elle n'est pas archivée : elle est effacée du système dès que le personnel la ferme et la supprime. Tant qu'elle reste ouverte, elle demeure dans le système, accessible à ce personnel seulement.
Une demande sans suite est détruite une fois qu'elle n'a plus d'objet. Une demande qui débouche sur un rendez-vous rejoint le dossier de la clinique, où elle relève alors des règles de conservation propres au dossier clinique, plus longues, et non de la présente politique.
Les journaux techniques de l'hébergeur sont conservés pour une courte période, à des fins de sécurité, puis supprimés automatiquement.
Une fois la période de conservation écoulée, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés de manière irréversible.
